Деловое письмо на английском: структура, фразы и 3 образца с переводом

Деловое письмо на английском пишут по устойчивой схеме, и большую часть текста составляют готовые фразы-клише. Выучив около двадцати оборотов, вы сможете написать запрос, жалобу, сопроводительное письмо или ответ клиенту.

Ниже — структура письма, правила формального стиля, таблицы фраз для каждой части и три образца с переводом. В конце — упражнение на закрепление.

Как писать деловое письмо на английском: структура

Деловое письмо состоит из шести частей, и порядок у них почти всегда один и тот же.

1. Subject (тема) — в электронном письме. Коротко и по делу: Request for price list — Запрос прайс-листа.
2. Обращение (salutation): Dear Mr Brown, или Dear Sir or Madam, — после него запятая, текст начинается с новой строки с заглавной буквы.
3. Вступление — одна фраза о цели письма: I am writing to ask about… — Пишу, чтобы узнать о…
4. Основная часть — 1–3 коротких абзаца. Один абзац — одна мысль: факты, вопросы, детали.
5. Заключение — что вы ждёте от адресата: I look forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.
6. Завершение и подпись: Yours sincerely, а на следующей строке — имя, фамилия, должность, компания, телефон.

В бумажном письме добавляются адрес отправителя (вверху справа), дата и адрес получателя (слева). В электронной почте адреса обычно не пишут, их заменяет подпись внизу.

Дату лучше писать словом, а не цифрами: 05.03.2025 британец прочтёт как 5 марта, а американец — как 3 мая.

Официальное письмо на английском: правила формального стиля

Официальное письмо на английском отличается от дружеского прежде всего полными формами, нейтральной лексикой и вежливыми конструкциями. Сравните:

Основные правила формального письма на английском:

• Без сокращений: do not, а не don’t; I would, а не I’d.
• Без сленга, смайликов и восклицательных знаков.
• Вежливые модальные глаголы: could, would, may. Could you confirm the date? — Не могли бы вы подтвердить дату?
• Короткие абзацы и одна тема на письмо.
• Местоимение I пишется с заглавной буквы всегда, а you — со строчной, даже в вежливом обращении (в отличие от русского «Вы»).

С коллегами, с которыми вы давно переписываетесь, тон обычно мягче: Hi Anna, и Best regards, вполне уместны. Строгий стиль нужен для первого контакта, жалоб, заявлений и писем незнакомым людям.

Приветствие и прощание: как их сочетать

Завершение письма зависит от того, знаете ли вы имя адресата. В британском английском это правило соблюдают строго.

Несколько уточнений:

• Ms [mɪz] — нейтральное обращение к женщине, его используют, если вы не знаете, замужем ли она. Mrs [ˈmɪsɪz] — замужняя, Miss — незамужняя, но в деловой переписке надёжнее Ms.
• После Dear ставится фамилия, а не имя с фамилией: Dear Mr Smith, а не Dear Mr John Smith.
• В американском английском Yours faithfully почти не употребляют: в обоих случаях пишут Sincerely или Sincerely yours.
• В электронной почте самые частые варианты — Kind regards и Best regards. Они подходят почти всегда, кроме очень официальных писем.

Фразы и клише для делового письма

Готовые фразы удобно подбирать по частям письма. Выберите по одной-две из каждой группы — и каркас письма готов.

Начало письма: цель и повод

Просьба и запрос

Ответ, информация, вложения

Жалоба и извинение

Завершение

Обратите внимание: после look forward to глагол идёт с окончанием -ing: I look forward to hearing, а не to hear. Здесь to — предлог, а не частица инфинитива.

Виды деловых писем в английском языке

Деловые письма различаются по цели, но структура у них общая — меняются только фразы основной части.

В школьных и экзаменационных заданиях чаще всего встречаются запрос информации и письмо-жалоба, во взрослой жизни — запрос, сопроводительное письмо и подтверждение.

Деловое письмо на английском языке: образец с переводом № 1 (запрос информации)

Первый образец — запрос в языковую школу. Такое письмо пишут, когда нужно узнать цены, даты или условия.

Subject: Enquiry about summer English courses

Dear Sir or Madam,

I am writing to enquire about the summer English courses advertised on your website.

I am interested in a two-week intensive course in July. Could you please tell me the exact dates and the price of the course? I would also like to know whether accommodation with a host family is included.

I would be grateful if you could send me an application form.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Olga Petrova

Перевод:

Тема: Запрос о летних курсах английского языка

Уважаемые господа!

Пишу, чтобы узнать подробнее о летних курсах английского языка, информация о которых размещена на вашем сайте.

Меня интересует двухнедельный интенсивный курс в июле. Не могли бы вы сообщить точные даты и стоимость курса? Также хотелось бы узнать, включено ли проживание в принимающей семье.

Буду признательна, если вы пришлёте мне анкету для записи.

Жду вашего ответа.

С уважением,

Ольга Петрова

Имя адресата неизвестно, поэтому Dear Sir or Madam и Yours faithfully. В русском варианте вместо «Уважаемые господа» часто пишут «Здравствуйте».

Пример делового письма на английском № 2 (жалоба)

Второй образец — жалоба в интернет-магазин. В таком письме важно спокойно описать проблему и чётко сказать, чего вы ждёте.

Subject: Order No. 45821 – damaged item

Dear Mr Taylor,

I am writing to complain about an order I received from your shop on 12 May.

Unfortunately, the desk lamp in the parcel was broken, and one of the books was missing. I have attached two photos of the damaged lamp.

I would appreciate it if you could send me a new lamp and the missing book as soon as possible. Alternatively, I would like a full refund.

I look forward to your reply.

Yours sincerely,

Dmitry Ivanov

Перевод:

Тема: Заказ № 45821 — повреждённый товар

Уважаемый мистер Тейлор!

Пишу, чтобы выразить недовольство заказом, который я получил из вашего магазина 12 мая.

К сожалению, настольная лампа в посылке оказалась разбита, а одной из книг не было. Прилагаю две фотографии повреждённой лампы.

Буду признателен, если вы как можно скорее пришлёте новую лампу и недостающую книгу. В качестве альтернативы прошу полностью вернуть деньги.

Жду вашего ответа.

С уважением,

Дмитрий Иванов

Фамилия адресата известна, поэтому Dear Mr Taylor и Yours sincerely. В теме указан номер заказа — так письмо быстрее найдут и обработают.

Деловое письмо на английском языке образец № 3 (сопроводительное письмо к резюме)

Третий образец — короткое сопроводительное письмо, которое отправляют вместе с резюме (CV).

Subject: Application for the position of Office Manager

Dear Ms Green,

I am writing to apply for the position of Office Manager, which was advertised on your company website.

I have three years of experience as an administrator at a travel company. My responsibilities included organising meetings, answering client emails and keeping records. I am well organised and enjoy working in a team.

Please find attached my CV. I would be happy to provide references if needed.

Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Anna Smirnova +7 900 000 00 00

Перевод:

Тема: Отклик на вакансию офис-менеджера

Уважаемая госпожа Грин!

Пишу, чтобы откликнуться на вакансию офис-менеджера, опубликованную на сайте вашей компании.

У меня три года опыта работы администратором в туристической компании. В мои обязанности входили организация встреч, ответы на письма клиентов и ведение документации. Я организованный человек и люблю работать в команде.

Во вложении моё резюме. При необходимости готова предоставить рекомендации.

Благодарю за рассмотрение моей кандидатуры. Жду вашего ответа.

С уважением,

Анна Смирнова +7 900 000 00 00

В британском варианте резюме называют CV, в американском — чаще résumé или resume. Слово organising в американском написании — organizing.

Частые ошибки в деловых письмах

Большинство ошибок связано с переносом русских привычек в английский текст.

Перед отправкой перечитайте письмо и проверьте три вещи: имя адресата, сочетание приветствия и прощания, вложение (если вы написали Please find attached, файл должен быть прикреплён).

Дальше: privetstviya i frazy.